議事録の書き方なんて、主婦とか学生とか、バイトで生計を立てている人には全く関係ないはなしですよね。でもサラリーマンをやっていると会議やミーティングって一年間で山のようにある。その一つ一つの会議の内容を記録として残す大事な仕事が議事録の作成です。

でもこの議事録の書き方って案外に難しいのです。やったことのある人なら分かるのですが、会議での発言の全てを書き残す訳にはいかないし、と言って簡単な箇条書きにしてしまう程に安易でもないのです。

当然、後から議事録を読んで、その会議では何が議題に上がって、出席者の誰がどんな発言をして、その発言に対しどんな討論がくりひろげられ、結局、どんな結論が出たのか。この一部始終の会議の流れを、要点を分かりやすく、後から誰が読んでも明白なようにまとめなければならないのです。

▼ 議事録の書き方の重要なポイント

ズバリ、議事録を書くには、ある程度の訓練がいると思います。私の場合、会社で議事録を書くようにと上司から初めて言われた時には、正直言ってかなりビビりました。だってそれまでに文章として上司に提出したものなんて営業の報告書くらいで、まともな企画書すらも書いたことがなかったのですから。しかも議事録って記録として何年も残るものだし。書き方が全く分からない。

私は焦りまくり、先輩や大学の時の仲間に聞きまくりました。議事録を書く事になったんだけど、どうすればいいの？ 議事録ってどうやったら書けるの？ 書き方を教えて？ ある先輩が大事な事を教えてくれました。まずは下準備の重要性です。いかに会議の始まる前の準備が大切かということ。

どんな文章でも同じだと思います。セールスの文章もレポートも。前もってのリサーチで文章の説得力が変わってきます。議事録の書き方も同じだと思います。あらかじめ、会議にかかる議題のチェックはもちろんのこと、出来れば出席者の意見も前もってリサーチしておく位の気遣いが、後でモノをいいます。

あと、会議の記録なんで普通は時系列に書いていくんですが、時系列を重視し過ぎてただの長い記録になってしまいがちです。記録の役割だけなら音声を録音しておけばいい。後日、私の書いた議事録を読んだ人が、その会議の要点を直ぐ把握出来なければ意味がありません。その為のテクニックもあれば、必ずしも時系列にこだわらないまとめ方がありました。

私は思うのですが、議事録を書くという作業は、単純に会議の内容を過去に残す、という理由だけではないと。っていうか、それだけではもったいないと思うのです。極端な話し、私と外注屋さん一人、計二人だけの打ち合わせでも、その内容をキチンと記録しておくという作業を習慣にしておくといいと思います。この習慣が上手い書き方に繋がります。

どんな小さなミーティングでも記録に残す作業を繰り返しているうちに、自然と私の中に物事を順序立てて理論的に考える思考が定着したような気がします。誰と会話しても、会議で自分が発言する時でも、自分の意見や感情を頭の中で整理して人に伝えるチカラが確実に付いていく実感がありました。

そうなんですね、議事録の書き方である、議事録を上手に書くという技術を学ぶ事自体が、私自身のリテラシーや価値をも上げていく勉強になるのでした。このスキルは私のこれからの人生には大きなチカラになるんだ、という実感を抱いています。与えられた材料から私に本当に必要な情報だけを選択して、私の行動に役立てる能力を伸ばす訓練には、議事録を書く作業はとても有効だと思っています。

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